受注管理システムについて学ぼう

受注管理の手法：台帳

企業によって受注管理の手法は様々です。
管理Noなどを決め、パソコンで管理したり紙を使った台帳で管理したりと異なります。
以前、働いていた会社では受注管理は台帳にて管理されておりました。
受注ノートを課で作成し管理Noを決め受注ノートに顧客名や数量、納品日などを記載し管理してました。
以前はパソコンにて管理していたのですが、データが急に消えたりウイルスなどにより社外に漏れてしまうリスクを回避するために紙で受注管理することになりました。
良いところは、社内の誰でも気軽に閲覧することができ担当が急な休みの時にすぐに対応できることです。
受注Noがすぐに調べられるのでそれを元にデータを確認し、顧客からの問い合わせに迅速に対応することができました。
紙に書くので手間もありますが、丁寧に書くことにより営業がとってきた仕事だからと真剣に打ち込まないとという気持ちも生まれます。
企業によって受注管理の手法は様々ですが、その企業にあった管理の仕方を探しながら一番良い方法を見つけるのが働く方の士気もあがります。

受注管理を紙でやっている時間削減とミス防止

いまだに受注管理を紙でやっている企業があります。
オフィスの中にファクス機能をもったコピー機をリースしており、各地の店舗から紙で発注品目と発注数を毎日ファクスでやり取りしているのです。
そのせいで、ファクスが届かなかったり、番号の押し間違えで変なところに送信されてしまったりするトラブルが発生しています。
現場の店舗は発注したものが届いていないと怒りの電話を本店にし、本店は発注ファクスがもともと届いていないと言い訳し、お互いに送った・受け取っていないの応酬です。
さらに、ペーパーで管理するとなると、ファイルに綴じて保管しておかなければならず、今度はそのペーパーは何年経過したら廃棄して良いのかといった規則まで考えなければなりません。
場所は取るし、規則も必要となれば、面倒臭い作業が増えることになってしまいます。
全店舗からの受注管理を自動で行ってくれて、処理漏れも防ぐことができれば、社員はエラーチェック程度の作業になり、業務効率化につながります。