受注管理システムについて学ぼう
全店舗から来る大量の受注を紙を使ってFAXで受信していませんか。
もしくは、電子メールを使ってファイル添付でやり取りしていませんか。
このサイトは、毎日大量に送られて来る受注データをクラウドで一括管理する受注管理について紹介します。
一日中FAXから受注票が出力されていたり、毎日届くメールをパソコンで開いて受注を確認したりするのは、業務効率を悪くするだけでなく従業員の精神的・身体的な負担になったり、ひいては作業効率の低下につながってしまう可能性があります。
クラウドを使った受注管理システム
ビジネスの柱となる受注や発注の管理は、顧客や店舗数が多くなればなるほど効率的にきちんと整理しておきたいものです。
巷でよく耳にするようになったクラウドですが、紙がなくなることへの不安もあることでしょう。
しかし、データはしっかり管理されています。
受注管理は、業務に必要なデータをクラウド上で管理するための機能です。
紙で保管する必要がなく、複合機まで行ったり来たりする手間が省け業務の効率化につながります。
また、すべての発注をテータ化してシステムに取り込み、クリックひとつで商談から見積もり、さらに受注を経て発注及び請求まで一連の業務をスムーズに行うことが可能です。
エクセルデータなので、編集やグラフ化することもできます。
今までにかけていたあらゆる手間が省け、日常の業務効率がますます良くなり、コストダウンも図れるなどクラウドによる受注管理には多くのメリットがあります。
一括管理が行える受注管理システムを活用する
独自のドメインサイトを持ったり、複数のショッピングモールに出店するなど多店舗展開をしている場合、それぞれの受注情報を管理するのは非常に難しくなります。
人間がいちいち受注管理を行っていてはヒューマンエラーを起こしたり、在庫切れによって機会損失が発生する可能性があります。
そこで受注管理を始めとした在庫数や商品管理、発送処理などの必要なデータを一括で管理することが出来る一元管理システムが活用されています。
この一元管理システムは、様々な会社から提供されておりそれぞれ特質した機能や、費用などが異なってくるのでそれぞれの機能を比較して利用しやすいタイプを選ぶことが重要になります。
月額料金は数千円程度から利用できてコストを最小限に抑えることが出来るタイプから、独自のこだわりを持っている場合はカスタマイズを自由に行えるシステムを選ぶことも可能です。
多くのサービスは導入時に無料体験が行える場合も多いので、まずは無料で利用してみて使いやすさなどを確認しておくことも大切です。
また実際に導入を行っているという会社の口コミや、各社の特徴を掲載しているまとめサイトなどをチェックしてみるのも、選ぶ際に良い参考になります。
受注管理を効率化するための方法について解説
受注管理を効率化するためには、管理を行っている人を出来るだけシステムに代替する方法が最も効果的であるとされています。
本来受注管理をするためには、注文された商品を在庫から確認し発送したうえで在庫分を減らしたり商品を再度納入するために発注したりする必要があります。
これらの一連の作業をシステムによって連動させることで、顧客が商品を注文すると同時に自動的に在庫管理なども行うことで手間が省けるのです。
管理者は受発注の最終決裁を行うだけで済むため、効率化が実現し工数を最小限に減らすことが可能となるでしょう。つまり上流工程から下流工程まですべてのシステムを一元化させることが、最も効果的であると言えます。
もちろん経理処理など会計上の手続きを連動させたり、商品の発送手続きなどをロボットで自動化させることが可能になればさらに省力化できるということは言うまでもありません。企業の規模に応じて改善していくことが重要なのです。
受注管理をすることはマーケティング強化につながる
受注管理システムなどを活用することは、効率化を高めマーケティング強化を図るために重要です。たとえば見込みのない客にいくら販促したところで、商品を購入してくれる確率は見込み客と比べると圧倒的に労力がかかります。
限られた経営資源の中で選択と集中という戦略は非常に有効であり、受注管理システムでもこの戦略が応用できるからです。
具体的にはAI技術を用いて、見込み客かそうでないかを判別することが可能です。営業担当が入力する商談情報などから見込みレベルを判定することで、営業活動を優先で行うことができるためです。
実際に商社などでもこのような方法を用いて生産性を高めている業者は出てきており、今後人手不足や少子高齢化が進む中で「選択と集中」はますます重要になっていくことでしょう。
新規顧客向けに販促などを行った場合も、見込みからアンケートなどで情報を収集したデータからAIをもちいて顧客に発展するものを抽出できます。
受注管理を初心者が行うならエクセルで十分
受注管理を初心者が行うならエクセルで十分です。初心者ということは社内にノウハウがない状況であることが想定されるため、もしノウハウがあるなら現状のやり方を引き継いでもらえばいいだけの話です。
社内にノウハウがない場合は、まずは案件数・確度・見込み・受注失注の有無・金額などに分けて、案件が発生する都度エクセルを更新していけば自動的に受注管理のリストが作成されます。
これを毎日一定の時間に更新、たとえば朝一番に状況を把握して更新していけば漏れる可能性は一段と低くなります。エクセル管理での何よりのメリットはコストがかからないという点で、最近では無料の表ソフトなども出ているためさらにコスト削減も可能なのです。
たとえばＧｏｏｇｌｅのスプレッドシートなども同様の機能を有していてクラウド管理が可能なので、どこで作業しても大丈夫です。
このようにまずは安価で出来ることから始めて、それで工数的に無駄が多くなったら別の手段を考えます。
受注管理にはRFIDなどの最新技術が使われています
受注管理は長い間ビジネスマンの頭痛の種でした。しかし受注管理の問題を解決するために、テクノロジーはますます進化しています。その目的は時間がかかり、ミスのリスクがある受注管理の手作業の要素を取り除くことであります。
実は従来の手作業による在庫管理モデルでは、正確な情報を把握することはできませんでした。手作業では、誰かが物理的に注文の入りと出を確認し、物理的に在庫を数え、それを書き留める必要があったのです。
現在では最新技術の進歩により、RFID技術を使って商品を追跡し、在庫を管理することができるようになりました。タグとスキャナーによってプロセスが自動化され、倉庫に出入りするすべてのものが継続的に追跡されるようになりました。
商品が移動するたびにログが記録されます。個々の商品を、正確な場所まで、1秒ごとに追跡することができます。商品だけでなく、サービスを提供する企業にとって、RFIDテクノロジーは資産の在庫管理にも非常に有効です。
ミスをなくし正確さを保ち、顧客サービスを向上させてより適切な意思決定を行うことができます。
受注管理におけるセキュリティー対策とは何でしょう。
最近では機械化が進み人が一から関わらなくても、勝手に様々な情報を得て、その情報を判断材料としてやらなければならない課題に取り組んで解決してくれます。
受注管理システムも当て嵌まります。受注管理に関係のある業務を自動化してくれるのです。その結果セキュリティー強化対策に繋がり、人為的ミスを最小限に抑えるので、社員の負担も減るので人件費削減になります。
守るべきルールやプロセスの無駄を省けるので、納品されるまでの期間を短縮出来ます。一般的には消費者や企業からの注文を受け、出荷するまでの過程を自動で管理してくれる業務を指します。
今までは受注までの業務を言いましたが、最近は注文を受けてから世に出されるまでの適応範囲が広がっているので、業務内容が増加している企業も増えています。
一番初めにやらなければならないのは顧客からの注文を受けて、見積書の作成を行う事でしょう。取引の内容や実績によっても金額も異なります。
ビジネスにおいて非常に魅力的な無料の受注管理
受注管理は顧客からの注文を受け取り、製品やサービスの発送や提供までを一括して管理することができるため、非常に重要な業務プロセスの一つです。しかし受注管理には多くのコストがかかるため、ビジネスにとっては負担となることがあります。
そんな受注管理が無料で利用できることが注目されています。これはソフトウェアを無料で提供することで、ビジネスにおける受注管理にかかるコストを削減することができるからです。このようなサービスは中小企業などの資金に余裕のない企業にとっては非常に魅力的なものです。
ただし利用する場合には、注意が必要です。まずは同様のサービスを提供する他社の相場と比較する必要があります。相場を知ることで、自社の価格が適正かどうかを判断することができます。十分な機能を備えたソフトウェアであることが求められ、ビジネスにおいては、安くても品質が低いものを使ってしまうと、結果的にコストがかかってしまうことがあるため、これも注意が必要です。
受注管理の各種機能でコストの削減ができる
受注管理に便利な機能としては、注文受付や確認、メール送信、在庫管理や出荷指示などが挙げられます。
受注管理システムごとに詳細は異なりますが、基本的にはこれまで手作業で行なってきた確認などの業務を自動化し、人為的なミスを減らしてコストを削減することができるようになっています。注文受付では顧客からの注文を自動的に受信し、受付が可能です。在庫管理と併せて活用することで日中だけではなく深夜や休日といったスタッフがいない時間帯でも対応できる他、受付ミスを減らすこともできます。メール送信も受注管理システムで行うことで、送信漏れなどを防ぐことができるでしょう。在庫管理は現在の在庫数を把握するために役立ち、適切な在庫を保つために活用されています。また、顧客からの注文を受け付けた後には速やかに出荷指示を行えば、よりスピーディな発送が可能です。他にも検索や複数店舗管理、受注ステータス変更などの各種機能が揃っています。
受注管理はサイバーセキュリティー対策が重要
受注管理のデータには受注された商品名や価格のほか、顧客の企業名や担当者名、連絡先や配送先の住所、メールアドレスなど大切な個人情報が含まれており情報漏洩などのトラブルはあってはなりません。ここで重要なのがサイバーセキュリティーで、あらゆる脅威から受注管理のシステムを守る必要があります。受注やサポートを行うにはインターネットの利用が必須となっていますが、オペレーティングシステムのセキュリティーパッチを適用させたり、ウイルス対策ソフトを導入して定義ファイルを更新しておくなど基本的なことを行っておくのはもちろんのこと、ウェブの閲覧やメールの小受信を行う端末と、顧客のデータを管理する端末を明確に分けて、それらが接続されるシーンは必要最小限にするなど運用面の工夫も求められています。受注管理のサイバーセキュリティーを万全にすることで、業務がシームレスに行えるようになるのはもちろんのこと、顧客に安心安全のサービスを提供できます。
受注管理システムを導入するなら保守サービスも確認する
受注管理システムの導入を検討しているのであれば、あわせて保守サービスについても確認したり、導入するべきではないでしょうか。
保守サービスは受注管理システムを正しく機能させる為に重要で、定期的に確認してもらったり、必要に応じたメンテナンスを受けることができます。自社に専門知識を持つ人員がいるなら別ですが、社外の受注管理システムを導入したり外注するなら、保守に関してもアウトソーシングするのが無難です。チェックやメンテナンスは当然ながら開発した企業が得意とするところですし、自社設計でもない限り自社社員が出る幕は殆どないです。受注管理システムは、突然トラブルが発生すると業務に支障をきたしますし、復旧までに時間や日数を要すればそれだけ損害も大きくなります。その為、保守についてはしっかりと考えておくことが肝心で、運用の維持に必要なコストをケチらないことも大事です。安心なのは24時間365日対応してもらえるサービスで、夜間や早朝にトラブルが生じても、速やかな対応が受けられることではないでしょうか。
受注管理システムの導入前に体験版を活用しよう
受注管理システムはサービスごとに費用な機能などが異なります。どれだけ機能が高い受注管理システムであっても、自社に合っているとは限りません。
場合によってはこれまで使用してきたやり方の方が早く処理できる、スタッフがシステムに慣れずに使いこなせないなどの事態が発生する可能性もあるでしょう。自社に合った受注管理システムを見つけるためには、体験版の活用がおすすめです。多くのベンダーでは体験版を用意しており、実際に導入する前に使用感を確認することができます。期間限定で無料で使用できるものの他、機能を絞り込んでいるもの、使用人数が限られているものなど制限は様々ですが、使い勝手などを確かめるためには十分でしょう。受注管理システムは機能だけではなくインターフェースや連携なども使い勝手に影響するため、導入に踏み切る前に慎重な判断が必要になっています。触って体験してみて自社に向いているようなら、本格的に導入する方法がベストです。